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UK Government Digital Service
Una prueba del gobierno británico da Microsoft 365 Copilot a 20.000 funcionarios y concluye que ahorran 26 minutos al día
El Government Digital Service británico realizó una prueba de tres meses de Microsoft 365 Copilot con 20.000 empleados de 12 organizaciones, entre ellas DWP, HMRC y el Home Office. Los participantes declararon ahorrar una media de 26 minutos al día, sobre todo en redacción y tareas administrativas. El gobierno subraya que las cifras son autodeclaradas.
Cifras clave
Copiadas literalmente de las fuentes. Copie cualquier cifra con su cita.
82 %
Participantes que dijeron que no querrían volver a trabajar sin Copilot2
83 %
Tasa de adopción (usuarios activos en los últimos 30 días) tras la gestión del cambio de octubre de 20242
17 %
Participantes que no notaron un ahorro de tiempo claro2
Qué requirió
El problema
Los departamentos gubernamentales dedican mucho tiempo de su personal a trabajo rutinario, como redactar documentos, resumir correos y actualizar registros. El gobierno británico quería pruebas de si un asistente de IA comercial podía reducir ese tiempo antes de decidir un uso más amplio.
Qué construyeron
El Government Digital Service (GDS) realizó una prueba interdepartamental de Microsoft 365 Copilot. Es un asistente integrado en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, con una herramienta de chat, que redacta y resume contenidos y busca en los archivos del propio usuario. Participó personal de 12 organizaciones, entre ellas el Department for Work and Pensions, HMRC, el Home Office, el Ministry of Justice y Companies House.
Cómo lo hicieron
El GDS dio una licencia a 20.000 empleados, y cada organización se comprometió a un mínimo de 1.000 licencias. La prueba duró tres meses, del 30 de septiembre de 2024 al 31 de diciembre de 2024. La mayoría de las organizaciones desactivaron la búsqueda en internet para que la herramienta se apoyara en datos internos. El GDS recopiló datos de uso, una encuesta con 7.115 respuestas, formularios de opinión y cinco grupos de discusión. La gestión del cambio y el despliegue de licencias en octubre elevaron la adopción al 83 %, y después se mantuvo cerca del 80 %.
Resultados
Los participantes declararon un ahorro medio de 26 minutos al día. La nota de prensa dice que esto suma casi dos semanas por persona al año. El informe añade que el 82 % no querría volver a trabajar sin la herramienta y que el 17 % no notó un ahorro de tiempo claro. Redactar documentos fue lo que más tiempo ahorró por tarea. Los beneficios fueron menores cuando el trabajo requería matices o implicaba datos sensibles, y algunos usuarios se mostraron cautos con la seguridad.
Qué replicar
Planifique la formación y la comunicación desde el primer día, y mida por puestos, no solo en promedio.
Lecciones para su proyecto
Presupueste la gestión del cambio, no solo las licencias. El informe vincula el uso activo de alrededor del 80 % con el trabajo de implicación y la formación.
Espere beneficios desiguales según el puesto. Los puestos con menor satisfacción ahorraron menos tiempo; el informe cita como ejemplo a los equipos de políticas públicas, que tenían dificultades con los matices.
Corrija las reglas de acceso a los documentos antes del despliegue. Copilot busca en lo que cada usuario puede abrir, lo que puede dejar expuestos archivos a los que no debería llegar.
Mantenga la revisión humana. El informe dice que fue necesaria supervisión en todo momento.
Salvedades
- El ahorro de tiempo es autodeclarado por los participantes en una encuesta, no medido. El gobierno dice que las cifras son promedios sobre toda la cohorte de 20.000.
- El informe dice que no pudo determinar en qué se empleó el tiempo ahorrado.
- La prueba se hizo durante las fiestas navideñas, y el informe dice que esto acortó el uso efectivo y pudo reducir la adopción.
- Ambas fuentes las publica el gobierno británico, que realizó la prueba. Microsoft aportó la herramienta y se le cita en la nota de prensa.
- Las fuentes nombran el producto, Microsoft 365 Copilot, pero no el modelo de lenguaje subyacente.
- La fecha de despliegue es la de inicio de la prueba, no la de un despliegue permanente.
Fuentes
- Landmark government trial shows AI could save civil servants nearly 2 weeks a year
GOV.UK (Department for Science, Innovation and Technology) · 2025-06-02 · Nota de prensa · gov.uk
- Microsoft 365 Copilot Experiment: Cross-Government Findings Report
GOV.UK (Government Digital Service) · 2025-06 · Artículo de investigación · gov.uk
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