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UK Government Digital Service
Britischer Regierungsversuch gibt 20.000 Beamten Microsoft 365 Copilot und meldet 26 Minuten Zeitersparnis pro Tag
Der britische Government Digital Service führte einen dreimonatigen Versuch mit Microsoft 365 Copilot bei 20.000 Beschäftigten in 12 Organisationen durch, darunter DWP, HMRC und das Home Office. Die Teilnehmer gaben an, im Schnitt 26 Minuten pro Tag zu sparen, vor allem beim Entwerfen und bei Verwaltungsaufgaben. Die Regierung betont, dass die Zahlen auf Selbstauskunft beruhen.
Kennzahlen
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26
Minuten
Durchschnittlich gesparte Zeit pro Nutzer und Tag, von den Teilnehmern des Versuchs selbst angegeben1
82 %
Teilnehmer, die nicht mehr ohne Copilot arbeiten möchten2
83 %
Nutzungsquote (in den letzten 30 Tagen aktive Nutzer) nach dem Change-Management im Oktober 20242
17 %
Teilnehmer, die keine klare Zeitersparnis bemerkten2
Was es erforderte
Das Problem
Ministerien und Behörden wenden viel Arbeitszeit für Routinearbeit auf, etwa Dokumente entwerfen, E-Mails zusammenfassen und Datensätze pflegen. Die britische Regierung wollte Belege dafür, ob ein kommerzieller KI-Assistent diese Zeit verkürzen kann, bevor sie über einen breiteren Einsatz entscheidet.
Was sie gebaut haben
Der Government Digital Service (GDS) führte einen behördenübergreifenden Versuch mit Microsoft 365 Copilot durch. Das ist ein Assistent, der in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams eingebaut ist und zusätzlich ein Chat-Werkzeug bietet; er entwirft und fasst Inhalte zusammen und durchsucht die eigenen Dateien des Nutzers. Beschäftigte von 12 Organisationen nahmen teil, darunter das Department for Work and Pensions, HMRC, das Home Office, das Ministry of Justice und Companies House.
Wie sie vorgegangen sind
Der GDS gab 20.000 Beschäftigten eine Lizenz, wobei sich jede Organisation zu mindestens 1.000 Lizenzen verpflichtete. Der Versuch dauerte drei Monate, vom 30. September 2024 bis zum 31. Dezember 2024. Die meisten Organisationen schalteten die Internetsuche ab, sodass das Werkzeug auf interne Daten angewiesen war. Der GDS sammelte Nutzungsdaten, eine Umfrage mit 7.115 Antworten, Feedbackbögen und fünf Fokusgruppen. Change-Management und der Lizenz-Rollout im Oktober hoben die Nutzungsquote auf 83 %, danach blieb sie bei etwa 80 %.
Ergebnisse
Die Teilnehmer gaben eine durchschnittliche Ersparnis von 26 Minuten pro Tag an. Laut Pressemitteilung summiert sich das auf knapp zwei Wochen pro Person und Jahr. Der Bericht ergänzt, dass 82 % nicht mehr ohne das Werkzeug arbeiten möchten und dass 17 % keine klare Zeitersparnis bemerkten. Das Entwerfen von Dokumenten brachte auf Aufgabenebene die größten Einsparungen. Der Nutzen war geringer, wo die Arbeit Fingerspitzengefühl erforderte oder sensible Daten betraf, und einige Nutzer waren bei der Sicherheit vorsichtig.
Was Sie übernehmen können
Planen Sie Schulung und Kommunikation von Anfang an ein und messen Sie nach Rollen, nicht nur im Durchschnitt.
Erkenntnisse für Ihr Projekt
Planen Sie ein Budget für Change-Management ein, nicht nur für Lizenzen. Der Bericht führt die aktive Nutzung von rund 80 % auf Engagement-Arbeit und Schulungen zurück.
Rechnen Sie mit ungleichem Nutzen je nach Rolle. Die Rollen mit der geringsten Zufriedenheit sparten am wenigsten Zeit; als Beispiel nennt der Bericht politiknahe Teams, die mit Nuancen kämpften.
Klären Sie die Zugriffsregeln für Dokumente vor dem Rollout. Copilot durchsucht, was jeder Nutzer öffnen kann, wodurch Dateien sichtbar werden können, die Mitarbeiter nicht erreichen sollten.
Behalten Sie die menschliche Kontrolle bei. Laut Bericht war jederzeit Aufsicht nötig.
Einschränkungen
- Die Zeitersparnis wurde von den Teilnehmern in einer Umfrage selbst angegeben und nicht gemessen. Die Regierung sagt, die Zahlen seien über die gesamte Gruppe von 20.000 gemittelt.
- Der Bericht sagt, er habe nicht feststellen können, wofür die gesparte Zeit genutzt wurde.
- Der Versuch lief über die Feiertage; laut Bericht verkürzte das die effektive Nutzung und könnte die Nutzung gesenkt haben.
- Beide Quellen werden von der britischen Regierung veröffentlicht, die den Versuch durchgeführt hat. Microsoft lieferte das Werkzeug und wird in der Pressemitteilung zitiert.
- Die Quellen nennen das Produkt, Microsoft 365 Copilot, aber nicht das zugrunde liegende Sprachmodell.
- Das Einführungsdatum ist der Beginn des Versuchs, nicht ein dauerhafter Rollout.
Quellen
- Landmark government trial shows AI could save civil servants nearly 2 weeks a year
GOV.UK (Department for Science, Innovation and Technology) · 2025-06-02 · Pressemitteilung · gov.uk
- Microsoft 365 Copilot Experiment: Cross-Government Findings Report
GOV.UK (Government Digital Service) · 2025-06 · Forschungsarbeit · gov.uk
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