Vertaald uit het Engelse origineel. De cijfers en bronnen zijn ongewijzigd. Lees het Engelse origineel
UK Government Digital Service
Britse overheidsproef geeft 20.000 ambtenaren Microsoft 365 Copilot en meldt 26 minuten besparing per dag
De Britse Government Digital Service hield een proef van drie maanden met Microsoft 365 Copilot onder 20.000 medewerkers van 12 organisaties, waaronder DWP, HMRC en het Home Office. Deelnemers meldden gemiddeld 26 minuten per dag te besparen, vooral op opstellen en administratie. De overheid benadrukt dat de cijfers zelfgerapporteerd zijn.
Kerncijfers
Letterlijk overgenomen uit de bronnen. Kopieer elk cijfer met bronvermelding.
26
minuten
Gemiddeld bespaarde tijd per gebruiker per dag, zelfgerapporteerd door deelnemers aan de proef1
82%
Deelnemers die zeiden niet terug te willen naar werken zonder Copilot2
83%
Adoptiegraad (gebruikers die in de voorgaande 30 dagen actief waren) na het verandermanagement in oktober 20242
17%
Deelnemers die geen duidelijke tijdsbesparing merkten2
Wat het kostte
Het probleem
Overheidsdepartementen besteden veel werktijd aan routinewerk, zoals documenten opstellen, e-mails samenvatten en gegevens bijwerken. De Britse overheid wilde bewijs of een commerciële AI-assistent die tijd kon verkorten voordat ze over breder gebruik besliste.
Wat ze bouwden
De Government Digital Service (GDS) voerde een proef over meerdere overheidsorganisaties uit met Microsoft 365 Copilot. Dit is een assistent die is ingebouwd in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams, met een chattool, die inhoud opstelt en samenvat en de eigen bestanden van de gebruiker doorzoekt. Medewerkers van 12 organisaties deden mee, onder wie het Department for Work and Pensions, HMRC, het Home Office, het Ministry of Justice en Companies House.
Hoe ze het aanpakten
De GDS gaf 20.000 medewerkers een licentie, waarbij elke organisatie zich verbond aan minimaal 1.000 licenties. De proef duurde drie maanden, van 30 september 2024 tot en met 31 december 2024. De meeste organisaties zetten zoeken op internet uit, zodat de tool op interne gegevens moest vertrouwen. De GDS verzamelde gebruiksgegevens, een enquête met 7.115 reacties, feedbackformulieren en vijf focusgroepen. Verandermanagement en de uitrol van licenties in oktober brachten de adoptie op 83%, en daarna bleef die rond de 80%.
Resultaten
Deelnemers meldden een gemiddelde besparing van 26 minuten per dag. Het persbericht zegt dat dit neerkomt op bijna twee weken per persoon per jaar. Het rapport voegt toe dat 82% niet terug zou willen naar werken zonder de tool en dat 17% geen duidelijke tijdsbesparing merkte. Het opstellen van documenten leverde op taakniveau de grootste besparing op. De voordelen waren kleiner waar het werk nuance vroeg of gevoelige gegevens betrof, en sommige gebruikers waren voorzichtig over beveiliging.
Wat u kunt overnemen
Plan training en communicatie vanaf dag één, en meet per rol, niet alleen gemiddeld.
Lessen voor uw project
Reserveer budget voor verandermanagement, niet alleen voor licenties. Het rapport koppelt het actieve gebruik van ongeveer 80% aan inspanningen voor betrokkenheid en training.
Verwacht ongelijke voordelen per rol. De rollen met de laagste tevredenheid bespaarden de minste tijd; het rapport noemt als voorbeeld beleidsgerichte teams die moeite hadden met nuance.
Pas de toegangsregels voor documenten aan vóór de uitrol. Copilot doorzoekt wat elke gebruiker kan openen, waardoor bestanden zichtbaar kunnen worden die mensen niet zouden mogen bereiken.
Houd menselijke controle op zijn plaats. Het rapport zegt dat er te allen tijde toezicht nodig was.
Kanttekeningen
- De tijdsbesparing is zelfgerapporteerd door deelnemers in een enquête, niet gemeten. De overheid zegt dat de cijfers het gemiddelde zijn over het hele cohort van 20.000.
- Het rapport zegt dat het niet kon vaststellen waaraan de bespaarde tijd is besteed.
- De proef liep over de feestdagen; volgens het rapport verkortte dit het effectieve gebruik en kan het de adoptie hebben verlaagd.
- Beide bronnen zijn gepubliceerd door de Britse overheid, die de proef uitvoerde. Microsoft leverde de tool en wordt in het persbericht geciteerd.
- De bronnen noemen het product, Microsoft 365 Copilot, maar niet het onderliggende taalmodel.
- De ingangsdatum is de startdatum van de proef, niet van een permanente uitrol.
Bronnen
- Landmark government trial shows AI could save civil servants nearly 2 weeks a year
GOV.UK (Department for Science, Innovation and Technology) · 2025-06-02 · Persbericht · gov.uk
- Microsoft 365 Copilot Experiment: Cross-Government Findings Report
GOV.UK (Government Digital Service) · 2025-06 · Onderzoeksrapport · gov.uk
In eigen woorden samengevat op basis van de bovenstaande bronnen. Een fout gezien? Zie correcties.