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Swindon Borough Council
Swindon Councils Magic-Notes-Pilot senkt den Verwaltungsaufwand von Sozialarbeitenden um 63 %
Swindon Borough Council führte einen dreimonatigen Pilot mit dem KI-Werkzeug Magic Notes von Beam durch, mit 19 Sozialarbeitenden der Erwachsenenhilfe und einer Unterstützungskraft. Der Council berichtet von einem Rückgang der Zeit für Beurteilungen und Fallnotizen um 63 %. Das Verfassen von Beurteilungen sank von vier Stunden auf eine Stunde 30 Minuten.
Kennzahlen
Wortgetreu aus den Quellen übernommen. Kopieren Sie jede Zahl mit ihrer Quellenangabe.
63 %
Rückgang der Zeit von Sozialarbeitenden für die Vorbereitung von Beurteilungen und das Erfassen von Fallnotizen, wie der Council ihn angibt (Pilot, April bis Juli 2024)1
von einer Stunde 30 Minuten auf 35 Minuten
Durchschnittliche Dauer eines Gesprächs nach dem Care Act, vor und während des Pilots1
von vier Stunden auf eine Stunde 30 Minuten
Zeit für das Verfassen dieser Beurteilungen, vor und während des Pilots1
184
Vom Pilot abgedeckte Gespräche an der Basis1
Was es erforderte
Das Problem
Sozialarbeitende verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit Papierarbeit. Swindon Borough Council sagte, diese Zeit halte sie von der personenzentrierten Betreuung ab, zu deren Förderung der Care Act 2014 die Councils verpflichtet. Der Council sagte, die Last treffe Beschäftigte mit Lernschwierigkeiten oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen stärker.
Was sie gebaut haben
Der Council testete Magic Notes, ein KI-Werkzeug von Beam, einem Sozialunternehmen, das Technik für Beschäftigte an der Basis entwickelt. Das Werkzeug zeichnet Gespräche zwischen Sozialarbeitenden und den Menschen auf, die sie unterstützen, und erstellt eine ausführliche Beurteilung. Der Council sagt, die Daten würden sicher im Vereinigten Königreich gespeichert. Die Mitteilung des Councils nennt nicht, welches KI-Modell hinter dem Werkzeug steht.
Wie sie vorgegangen sind
Der Pilot lief von April bis Juli 2024 in der Abteilung Erwachsenenhilfe (Adult Social Care). 19 Sozialarbeitende und eine Unterstützungskraft der Leitung nutzten ihn bei 184 Gesprächen an der Basis. Dazu gehörten Beurteilungen nach dem Care Act, Mental Capacity Assessments und andere begleitende Gespräche. Der Council unterzeichnete anschließend einen neuen sechsmonatigen Vertrag mit Beam und sagte, er erwäge die nächsten Schritte.
Ergebnisse
Der Council berichtet, die Zeit für Beurteilungen und Fallnotizen sei um 63 % gesunken. Das durchschnittliche Gespräch nach dem Care Act sank von einer Stunde 30 Minuten auf 35 Minuten, und das Verfassen der Beurteilung von vier Stunden auf eine Stunde 30 Minuten. Der Council sagt außerdem, das Werkzeug habe Kolleginnen und Kollegen mit Lernschwierigkeiten, Sehbehinderungen und solchen geholfen, deren Muttersprache nicht Englisch ist.
Community Care, ein Fachmedium, gab zwei der Aufgabenzeiten des Councils (90 auf 35 Minuten sowie vier Stunden auf eineinhalb Stunden) als Daten von Swindon wieder, nicht aber die Zahl von 63 %. Es berichtete zudem, dass Fachkräfte in einer Evaluation des Turing Institute zu drei Councils Ungenauigkeiten und Annahmen bemerkten, die bearbeitet werden mussten.
Was Sie übernehmen können
Messen Sie dieselben Aufgaben vor und während des Pilots, geben Sie sie in einfachen Einheiten an und veröffentlichen Sie das Ergebnis. Verbinden Sie jede Aussage über eingesparte Zeit mit einer Regel, dass Beschäftigte jedes erzeugte Protokoll prüfen und verantworten.
Erkenntnisse für Ihr Projekt
Führen Sie einen befristeten Pilot an echter Arbeit durch und erfassen Sie dieselben Aufgabenzeiten vor und während des Pilots. Swindon berichtet Aufgabenzeiten, nicht nur die Meinung der Beschäftigten.
Beziehen Sie Mitarbeitende mit unterschiedlichen Bedürfnissen ein. Swindon sagt, das Werkzeug habe Kolleginnen und Kollegen mit Legasthenie, Sehbehinderung oder Englisch als Zweitsprache geholfen.
Behalten Sie bei jedem Protokoll eine menschliche Kontrolle. Fachkräfte sagten in einer separaten Evaluation, sie würden eine Zusammenfassung nicht ungeprüft in eine Beurteilung einfügen, weil sie Annahmen hinzufügen könne.
Entscheiden Sie, wofür eingesparte Zeit gedacht ist. Verbände der Sozialarbeit fragten, ob gewonnene Zeit in Beziehungen fließt oder in größere Fallzahlen.
Einschränkungen
- Die Kernzahlen stammen vom Council selbst, aus einer Pressemitteilung vom 1. Oktober 2024. Die Mitteilung sagt nicht, wie die Zeit gemessen wurde oder wie viele Fälle gemessen wurden.
- Community Care (Februar 2025) gab die beiden Aufgabenzeiten als Daten von Swindon wieder, nicht aber die Zahl von 63 %; die Kernzahl beruht daher auf der eigenen Aussage des Councils, und der Fall ist als „vom Unternehmen berichtet“ eingestuft.
- Die Mitteilung nennt das KI-Modell hinter Magic Notes nicht, deshalb ist das Modell als nicht offengelegt angegeben. Beam, der Hersteller des Werkzeugs, ist nicht im Modellregister enthalten.
- Die Zahl von 63 % betrifft die Zeit für das Erstellen von Beurteilungen und das Erfassen von Fallnotizen. Sie ist keine Ersparnis über die gesamte Arbeit. Der Pilot dauerte etwa drei Monate mit 20 Beschäftigten.
- Eine separate Evaluation des Alan Turing Institute, von Beam in Auftrag gegeben und mit Swindon, Barnet und Camden, berichtete, die Fachkräfte hätten eingesparte Zeit und bessere direkte Arbeit gesehen, aber auch Ungenauigkeiten und Annahmen in den Zusammenfassungen bemerkt, die bearbeitet werden mussten.
- Die Quelle des Councils sagt, der Pilot lief von April bis Juli 2024. Sie sagt nicht, ob Magic Notes über den neuen sechsmonatigen Vertrag hinaus im Einsatz blieb.
Quellen
- Council completes AI trial to enhance Adult Social Care services
Swindon Borough Council · 2024-10-01 · Pressemitteilung · swindon.gov.uk
- AI tool improves direct work in adult social care despite accuracy concerns, practitioners report
Community Care · 2025-02-10 · Nachrichten · communitycare.co.uk
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