Le pilote Magic Notes du conseil de Swindon réduit de 63 % le temps administratif des travailleurs sociaux

Le problème

Les travailleurs sociaux passent une grande part de leur temps sur la paperasse. Le conseil de Swindon Borough a indiqué que ce temps les éloigne d’une prise en charge centrée sur la personne, que le Care Act de 2014 impose aux conseils de promouvoir. Le conseil a ajouté que cette charge pèse davantage sur le personnel ayant des difficultés d’apprentissage ou d’autres caractéristiques protégées par la loi.

Ce qu’ils ont construit

Le conseil a testé Magic Notes, un outil d’IA de Beam, une entreprise sociale qui conçoit des technologies pour les professionnels de terrain. L’outil enregistre les échanges entre les travailleurs sociaux et les personnes qu’ils accompagnent et génère une évaluation détaillée. Le conseil indique que les données sont stockées de façon sécurisée au Royaume-Uni. Son communiqué ne précise pas quel modèle d’IA se trouve derrière l’outil.

Comment ils s’y sont pris

Le pilote s’est déroulé au sein du service d’aide sociale aux adultes d’avril à juillet 2024. Dix-neuf travailleurs sociaux et un agent de soutien à la direction l’ont utilisé lors de 184 rencontres de terrain. Il s’agissait notamment d’évaluations au titre du Care Act, d’évaluations de la capacité mentale (Mental Capacity Assessments) et d’autres entretiens d’accompagnement. Le conseil a ensuite signé un nouveau contrat de six mois avec Beam et a dit réfléchir à la suite.

Résultats

Le conseil indique que le temps consacré aux évaluations et aux notes de dossier a baissé de 63 %. La durée moyenne d’un entretien au titre du Care Act est passée d’une heure 30 minutes à 35 minutes, et la rédaction de l’évaluation de quatre heures à une heure 30 minutes. Le conseil affirme aussi que l’outil a aidé des collègues ayant des difficultés d’apprentissage ou une déficience visuelle, ou dont la première langue n’est pas l’anglais.

Community Care, un média spécialisé, a relayé deux des chiffres de durée de tâche du conseil (de 90 à 35 minutes, et de quatre heures à une heure et demie) comme des données de Swindon, mais pas le chiffre de 63 %. Il a aussi rapporté que, dans une évaluation de l’Institut Turing portant sur trois conseils, des praticiens avaient relevé des inexactitudes et des hypothèses à corriger.

Ce qu’il faut retenir

Chronométrez les mêmes tâches avant et pendant le pilote, présentez-les dans des unités simples et publiez le résultat. Associez toute annonce de gain de temps à une règle selon laquelle le personnel vérifie et assume chaque compte rendu généré.