Pilotaż Magic Notes w radzie Swindon skraca czas pracy administracyjnej pracowników socjalnych o 63 %

Problem

Pracownicy socjalni poświęcają dużą część czasu na papierkową robotę. Rada Swindon Borough powiedziała, że ten czas odciąga ich od opieki skoncentrowanej na osobie, do której promowania Care Act z 2014 roku zobowiązuje rady. Rada dodała, że ciężar ten bardziej obciąża pracowników z trudnościami w uczeniu się lub innymi cechami chronionymi prawem.

Co zbudowano

Rada wypróbowała Magic Notes, narzędzie AI firmy Beam, przedsiębiorstwa społecznego tworzącego technologię dla pracowników pierwszej linii. Narzędzie nagrywa rozmowy pracowników socjalnych z osobami, które wspierają, i generuje szczegółową ocenę. Rada mówi, że dane są bezpiecznie przechowywane w Wielkiej Brytanii. Komunikat rady nie podaje, jaki model AI stoi za narzędziem.

Jak to zrobiono

Pilotaż prowadzono w wydziale opieki społecznej nad dorosłymi od kwietnia do lipca 2024. Z narzędzia korzystało 19 pracowników socjalnych i jeden pracownik wsparcia kierownictwa podczas 184 spotkań w terenie. Należały do nich oceny na podstawie Care Act, Mental Capacity Assessments i inne rozmowy wspierające. Rada podpisała następnie nową sześciomiesięczną umowę z Beam i oświadczyła, że rozważa kolejne kroki.

Wyniki

Rada podaje, że czas poświęcany na oceny i notatki w aktach spadł o 63 %. Średnia rozmowa na podstawie Care Act skróciła się z jednej godziny 30 minut do 35 minut, a spisanie oceny z czterech godzin do jednej godziny 30 minut. Rada mówi też, że narzędzie pomogło współpracownikom z trudnościami w uczeniu się, wadami wzroku oraz tym, których pierwszym językiem nie jest angielski.

Community Care, branżowy serwis, przekazało dwie z liczb czasu zadań podanych przez radę (z 90 do 35 minut oraz z czterech godzin do półtorej godziny) jako dane Swindon, ale nie liczbę 63 %. Podało też, że w ewaluacji Turing Institute obejmującej trzy rady praktycy zauważyli nieścisłości i założenia, które wymagały poprawek.

Co warto powtórzyć

Mierzcie czas tych samych zadań przed pilotażem i w jego trakcie, podawajcie go w prostych jednostkach i publikujcie wynik. Każde twierdzenie o oszczędności czasu łączcie z zasadą, że personel sprawdza i bierze odpowiedzialność za każdy wygenerowany zapis.