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Swindon Borough Council
Il progetto pilota Magic Notes del consiglio di Swindon riduce del 63% il tempo amministrativo degli assistenti sociali
Il consiglio di Swindon Borough ha condotto un progetto pilota di tre mesi con lo strumento di IA Magic Notes di Beam, con 19 assistenti sociali dell’assistenza agli adulti e un addetto al supporto. Il consiglio riferisce una riduzione del 63% del tempo dedicato a valutazioni e note di caso. La stesura delle valutazioni è passata da quattro ore a un’ora e 30 minuti.
Dati chiave
Copiati esattamente dalle fonti. Copiate qualsiasi dato insieme alla sua citazione.
63%
Riduzione del tempo degli assistenti sociali dedicato alla preparazione delle valutazioni e alla registrazione delle note di caso, secondo quanto afferma il consiglio (progetto pilota, da aprile a luglio 2024)1
da un’ora e 30 minuti a 35 minuti
Durata media di un colloquio previsto dal Care Act, prima e durante il progetto pilota1
da quattro ore a un’ora e 30 minuti
Tempo impiegato per scrivere queste valutazioni, prima e durante il progetto pilota1
184
Incontri in prima linea coperti dal progetto pilota1
Cosa è servito
Il problema
Gli assistenti sociali dedicano gran parte del loro tempo alle pratiche burocratiche. Il consiglio di Swindon Borough ha detto che questo tempo li allontana da un’assistenza centrata sulla persona, che il Care Act del 2014 impone ai consigli di promuovere. Il consiglio ha detto che l’onere pesa di più sul personale con difficoltà di apprendimento o altre caratteristiche tutelate dalla legge.
Cosa hanno costruito
Il consiglio ha sperimentato Magic Notes, uno strumento di IA di Beam, un’impresa sociale che sviluppa tecnologia per i professionisti in prima linea. Lo strumento registra le conversazioni tra gli assistenti sociali e le persone che assistono e genera una valutazione dettagliata. Il consiglio afferma che i dati sono conservati in modo sicuro nel Regno Unito. Il comunicato del consiglio non dice quale modello di IA ci sia dietro lo strumento.
Come ci sono riusciti
Il progetto pilota si è svolto nel dipartimento di Assistenza sociale agli adulti da aprile a luglio 2024. Diciannove assistenti sociali e un addetto al supporto della dirigenza lo hanno usato in 184 incontri in prima linea. Tra questi c’erano valutazioni del Care Act, Mental Capacity Assessments e altri colloqui di supporto. Il consiglio ha poi firmato un nuovo contratto di sei mesi con Beam e ha detto di valutare i passi successivi.
Risultati
Il consiglio riferisce che il tempo dedicato a valutazioni e note di caso è sceso del 63%. Il colloquio medio previsto dal Care Act è passato da un’ora e 30 minuti a 35 minuti, e la stesura della valutazione da quattro ore a un’ora e 30 minuti. Il consiglio afferma inoltre che lo strumento ha aiutato colleghi con difficoltà di apprendimento, disabilità visive e quelli la cui prima lingua non è l’inglese.
Community Care, una testata di settore, ha riportato due delle cifre dei tempi di attività del consiglio (da 90 a 35 minuti, e da quattro ore a un’ora e mezza) come dati di Swindon, ma non la cifra del 63%. Ha riferito anche che, in una valutazione del Turing Institute su tre consigli, i professionisti hanno rilevato imprecisioni e presupposti che andavano corretti.
Cosa replicare
Cronometrare le stesse attività prima e durante il progetto pilota, riportarle in unità semplici e pubblicare il risultato. Accompagnare ogni dichiarazione di tempo risparmiato con una regola secondo cui il personale controlla e fa proprio ogni documento generato.
Lezioni per il vostro progetto
Condurre un progetto pilota a durata limitata su lavoro reale e registrare gli stessi tempi di attività prima e durante il pilota. Swindon riporta i tempi delle attività, non solo l’opinione del personale.
Coinvolgere persone con esigenze diverse. Swindon afferma che lo strumento ha aiutato colleghi con dislessia, disabilità visive o con l’inglese come seconda lingua.
Mantenere un controllo umano su ogni documento. In una valutazione separata, alcuni professionisti hanno detto che non incollerebbero un riepilogo in una valutazione senza controllarlo, perché potrebbe aggiungere presupposti.
Decidere a cosa serve il tempo risparmiato. Enti del servizio sociale si sono chiesti se il tempo liberato vada alle relazioni o a carichi di casi più grandi.
Avvertenze
- Le cifre principali sono quelle del consiglio stesso, tratte da un comunicato stampa del 1° ottobre 2024. Il comunicato non spiega come sia stato misurato il tempo né quanti casi siano stati cronometrati.
- Community Care (febbraio 2025) ha riportato le due cifre dei tempi di attività come dati di Swindon, ma non la cifra del 63%, quindi il dato principale poggia sulla sola dichiarazione del consiglio e il caso è classificato come riferito dall’azienda.
- Il comunicato non nomina il modello di IA dietro Magic Notes, quindi il modello è indicato come non reso noto. Beam, il produttore dello strumento, non è nel registro dei modelli.
- La cifra del 63% riguarda il tempo dedicato a compilare le valutazioni e a registrare le note di caso. Non è un risparmio su tutto il lavoro. Il progetto pilota è durato circa tre mesi con 20 dipendenti.
- Una valutazione separata dell’Alan Turing Institute, commissionata da Beam e relativa a Swindon, Barnet e Camden, ha riferito che i professionisti vedevano tempo risparmiato e un lavoro diretto migliore, ma rilevavano anche imprecisioni e presupposti nei riepiloghi che andavano corretti.
- La fonte del consiglio dice che il progetto pilota si è svolto da aprile a luglio 2024. Non dice se Magic Notes sia rimasto in uso oltre il nuovo contratto di sei mesi.
Fonti
- Council completes AI trial to enhance Adult Social Care services
Swindon Borough Council · 2024-10-01 · Comunicato stampa · swindon.gov.uk
- AI tool improves direct work in adult social care despite accuracy concerns, practitioners report
Community Care · 2025-02-10 · Notizia · communitycare.co.uk
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