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Swindon Borough Council
El piloto de Magic Notes del ayuntamiento de Swindon reduce un 63 % el tiempo administrativo del personal de trabajo social
El ayuntamiento de Swindon Borough realizó un piloto de tres meses de la herramienta de IA Magic Notes de Beam con 19 trabajadores sociales de atención a adultos y una persona de apoyo. El ayuntamiento indica una reducción del 63 % del tiempo dedicado a evaluaciones y notas de casos. La redacción de las evaluaciones pasó de cuatro horas a una hora y 30 minutos.
Cifras clave
Copiadas literalmente de las fuentes. Copie cualquier cifra con su cita.
63 %
Reducción del tiempo del personal de trabajo social en la preparación de evaluaciones y el registro de notas de casos, tal como la expone el ayuntamiento (piloto, de abril a julio de 2024)1
de una hora y 30 minutos a 35 minutos
Tiempo medio de una conversación de la Care Act, antes y durante el piloto1
de cuatro horas a una hora y 30 minutos
Tiempo necesario para redactar estas evaluaciones, antes y durante el piloto1
184
Reuniones de primera línea cubiertas por el piloto1
Qué requirió
El problema
El personal de trabajo social dedica una gran parte de su tiempo al papeleo. El ayuntamiento de Swindon Borough dijo que ese tiempo los aparta de la atención centrada en la persona, que la Care Act de 2014 exige a los ayuntamientos promover. El ayuntamiento añadió que la carga pesa más sobre el personal con dificultades de aprendizaje u otras características protegidas por la ley.
Qué construyeron
El ayuntamiento probó Magic Notes, una herramienta de IA de Beam, una empresa social que desarrolla tecnología para profesionales de primera línea. La herramienta graba las conversaciones entre los trabajadores sociales y las personas a las que atienden y genera una evaluación detallada. El ayuntamiento dice que los datos se almacenan de forma segura en el Reino Unido. Su comunicado no dice qué modelo de IA hay detrás de la herramienta.
Cómo lo hicieron
El piloto se desarrolló en el departamento de Atención Social a Adultos de abril a julio de 2024. Diecinueve trabajadores sociales y una persona de apoyo a la dirección lo usaron en 184 reuniones de primera línea. Entre ellas había evaluaciones de la Care Act, evaluaciones de capacidad mental (Mental Capacity Assessments) y otras conversaciones de apoyo. Después, el ayuntamiento firmó un nuevo contrato de seis meses con Beam y dijo que estudiaba los siguientes pasos.
Resultados
El ayuntamiento indica que el tiempo dedicado a evaluaciones y notas de casos se redujo un 63 %. La conversación media de la Care Act pasó de una hora y 30 minutos a 35 minutos, y la redacción de la evaluación de cuatro horas a una hora y 30 minutos. El ayuntamiento también afirma que la herramienta ayudó a compañeros con dificultades de aprendizaje, discapacidad visual y a quienes no tienen el inglés como primera lengua.
Community Care, un medio especializado, trasladó dos de las cifras de tiempo de tarea del ayuntamiento (de 90 a 35 minutos, y de cuatro horas a una hora y media) como datos de Swindon, pero no la cifra del 63 %. También informó de que, en una evaluación del Instituto Turing sobre tres ayuntamientos, los profesionales señalaron imprecisiones y suposiciones que había que corregir.
Qué replicar
Cronometre las mismas tareas antes y durante el piloto, preséntelas en unidades sencillas y publique el resultado. Acompañe cualquier afirmación de ahorro de tiempo con una regla por la que el personal revise y se responsabilice de cada registro generado.
Lecciones para su proyecto
Haga un piloto acotado en el tiempo con trabajo real y registre los mismos tiempos de tarea antes y durante el piloto. Swindon comunica tiempos de tarea, no solo la opinión del personal.
Incluya a personas con necesidades distintas. Swindon dice que la herramienta ayudó a compañeros con dislexia, discapacidad visual o con el inglés como segunda lengua.
Mantenga una revisión humana de cada registro. En una evaluación independiente, profesionales dijeron que no pegarían un resumen en una evaluación sin revisarlo, porque podría añadir suposiciones.
Decida para qué sirve el tiempo ahorrado. Organismos de trabajo social se preguntaron si el tiempo liberado se dedica a las relaciones o a cargas de casos mayores.
Salvedades
- Las cifras principales son las del propio ayuntamiento, tomadas de un comunicado de prensa fechado el 1 de octubre de 2024. El comunicado no dice cómo se midió el tiempo ni cuántos casos se cronometraron.
- Community Care (febrero de 2025) trasladó las dos cifras de tiempo de tarea como datos de Swindon, pero no la cifra del 63 %, de modo que la cifra principal se apoya solo en la declaración del ayuntamiento y el caso se clasifica como comunicado por la empresa.
- El comunicado no nombra el modelo de IA que hay detrás de Magic Notes, por lo que el modelo figura como no divulgado. Beam, el fabricante de la herramienta, no está en el registro de modelos.
- La cifra del 63 % abarca el tiempo dedicado a elaborar evaluaciones y registrar notas de casos. No es un ahorro sobre todo el trabajo. El piloto duró unos tres meses con 20 empleados.
- Una evaluación independiente del Alan Turing Institute, encargada por Beam y que abarcó Swindon, Barnet y Camden, indicó que los profesionales veían tiempo ahorrado y mejor trabajo directo, pero también señalaban imprecisiones y suposiciones en los resúmenes que había que corregir.
- La fuente del ayuntamiento dice que el piloto se desarrolló de abril a julio de 2024. No dice si Magic Notes siguió en uso más allá del nuevo contrato de seis meses.
Fuentes
- Council completes AI trial to enhance Adult Social Care services
Swindon Borough Council · 2024-10-01 · Nota de prensa · swindon.gov.uk
- AI tool improves direct work in adult social care despite accuracy concerns, practitioners report
Community Care · 2025-02-10 · Noticia · communitycare.co.uk
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