Vertaald uit het Engelse origineel. De cijfers en bronnen zijn ongewijzigd. Lees het Engelse origineel
Swindon Borough Council
Swindon Councils pilot met Magic Notes verlaagt de administratietijd van maatschappelijk werkers met 63%
Swindon Borough Council voerde een pilot van drie maanden uit met Beams AI-tool Magic Notes, met 19 maatschappelijk werkers in de volwassenenzorg en één ondersteunend medewerker. De gemeente meldt een daling van 63% in de tijd die aan beoordelingen en dossiernotities wordt besteed. Het uitwerken van beoordelingen daalde van vier uur naar één uur 30 minuten.
Kerncijfers
Letterlijk overgenomen uit de bronnen. Kopieer elk cijfer met bronvermelding.
63%
Daling van de tijd van maatschappelijk werkers voor het voorbereiden van beoordelingen en het vastleggen van dossiernotities, zoals de gemeente het stelt (pilot, april tot juli 2024)1
van één uur 30 minuten naar 35 minuten
Gemiddelde duur van een gesprek onder de Care Act, voor en tijdens de pilot1
van vier uur naar één uur 30 minuten
Tijd om deze beoordelingen uit te werken, voor en tijdens de pilot1
184
Gesprekken in de praktijk die onder de pilot vielen1
Wat het kostte
Het probleem
Maatschappelijk werkers besteden een groot deel van hun tijd aan papierwerk. Swindon Borough Council zei dat die tijd hen afhoudt van persoonsgerichte zorg, die de Care Act 2014 gemeenten verplicht te bevorderen. De gemeente zei dat de last zwaarder weegt voor personeel met leermoeilijkheden of andere wettelijk beschermde kenmerken.
Wat ze bouwden
De gemeente testte Magic Notes, een AI-tool van Beam, een sociale onderneming die technologie bouwt voor medewerkers in de praktijk. De tool neemt gesprekken tussen maatschappelijk werkers en de mensen die ze ondersteunen op en maakt een uitgebreide beoordeling. De gemeente zegt dat gegevens veilig in het Verenigd Koninkrijk worden opgeslagen. Het bericht van de gemeente zegt niet welk AI-model achter de tool zit.
Hoe ze het aanpakten
De pilot liep van april tot juli 2024 bij de afdeling Volwassenenzorg. Negentien maatschappelijk werkers en één ondersteunend medewerker van het management gebruikten hem bij 184 gesprekken in de praktijk. Daaronder vielen beoordelingen onder de Care Act, Mental Capacity Assessments en andere ondersteunende gesprekken. De gemeente tekende daarna een nieuw contract van zes maanden met Beam en zei de vervolgstappen te overwegen.
Resultaten
De gemeente meldt dat de tijd voor beoordelingen en dossiernotities met 63% daalde. Het gemiddelde gesprek onder de Care Act daalde van één uur 30 minuten naar 35 minuten, en het uitwerken van de beoordeling van vier uur naar één uur 30 minuten. De gemeente zegt ook dat de tool collega’s met leermoeilijkheden, visuele beperkingen en collega’s met een andere moedertaal dan Engels hielp.
Community Care, een vakmedium, gaf twee van de taaktijden van de gemeente door (90 naar 35 minuten, en vier uur naar anderhalf uur) als gegevens van Swindon, maar niet het cijfer van 63%. Het meldde ook dat professionals in een evaluatie van het Turing Institute onder drie gemeenten onjuistheden en aannames opmerkten die moesten worden aangepast.
Wat u kunt overnemen
Meet de tijd van dezelfde taken voor en tijdens de pilot, geef die weer in eenvoudige eenheden en publiceer de uitkomst. Koppel elke bewering over bespaarde tijd aan een regel dat medewerkers elk gegenereerd dossier controleren en ervoor verantwoordelijk zijn.
Lessen voor uw project
Voer een tijdgebonden pilot uit op echt werk en leg dezelfde taaktijden vast voor en tijdens de pilot. Swindon meldt taaktijden, niet alleen de mening van het personeel.
Betrek mensen met verschillende behoeften. Swindon zegt dat de tool collega’s met dyslexie, een visuele beperking of Engels als tweede taal hielp.
Houd een menselijke controle op elk dossier. Professionals zeiden in een aparte evaluatie dat ze een samenvatting niet ongecontroleerd in een beoordeling zouden plakken, omdat die aannames kan toevoegen.
Bepaal waarvoor bespaarde tijd bedoeld is. Organisaties voor maatschappelijk werk vroegen of vrijgekomen tijd naar relaties gaat of naar grotere caseloads.
Kanttekeningen
- De kerncijfers zijn die van de gemeente zelf, uit een persbericht van 1 oktober 2024. Het bericht zegt niet hoe de tijd werd gemeten of hoeveel zaken werden getimed.
- Community Care (februari 2025) gaf de twee taaktijden door als gegevens van Swindon, maar niet het cijfer van 63%; de kern berust dus op de eigen verklaring van de gemeente en het geval is aangemerkt als door het bedrijf gemeld.
- Het bericht noemt het AI-model achter Magic Notes niet, dus het model staat vermeld als niet bekendgemaakt. Beam, de maker van de tool, staat niet in het modelregister.
- Het cijfer van 63% betreft de tijd voor het opstellen van beoordelingen en het vastleggen van dossiernotities. Het is geen besparing op al het werk. De pilot duurde ongeveer drie maanden met 20 medewerkers.
- Een aparte evaluatie van het Alan Turing Institute, in opdracht van Beam en met Swindon, Barnet en Camden, meldde dat professionals bespaarde tijd en beter direct werk zagen, maar ook onjuistheden en aannames in samenvattingen opmerkten die moesten worden aangepast.
- De bron van de gemeente zegt dat de pilot van april tot juli 2024 liep. Ze zegt niet of Magic Notes na het nieuwe contract van zes maanden in gebruik bleef.
Bronnen
- Council completes AI trial to enhance Adult Social Care services
Swindon Borough Council · 2024-10-01 · Persbericht · swindon.gov.uk
- AI tool improves direct work in adult social care despite accuracy concerns, practitioners report
Community Care · 2025-02-10 · Nieuws · communitycare.co.uk
In eigen woorden samengevat op basis van de bovenstaande bronnen. Een fout gezien? Zie correcties.